Komunikasi ke atas di tempat kerja

Pernahkah Anda mengalami pengalaman atau kebingungan seperti itu:

1. Meskipun Anda telah bekerja sangat keras dan menjalankan banyak tugas atau proyek penting, Anda belum menerima manfaat yang layak Anda dapatkan?
2. Dalam proyek yang Anda dan Xiao Ming kerjakan bersama, Anda berdua bekerja dengan baik, tetapi atasan Anda sepertinya lebih menyukai Xiao Ming?
3. Anda sangat serius dan penuh perhatian dalam melakukan segala sesuatu yang ditugaskan oleh atasan Anda, namun atasan Anda terkesan panas dan dingin terhadap Anda, tanpa ada terobosan baru dalam hal kepercayaan dan pengakuan?

Selain skenario di atas, pernahkah Anda mengalami kondisi mental seperti ini:

1. Tidak bisakah saya berusaha sebaik mungkin untuk melakukan hal-hal yang ditugaskan oleh atasan saya dan melakukan sesuatu dengan baik? Mengapa saya harus selalu melapor? Saya dapat melakukan lebih banyak hal ketika saya memiliki waktu pelaporan.
2. Saya tidak terlalu ingin melapor kepada atasan. Setiap kali saya ingin melapor, hati saya merasa sangat terikat.
3. Saya tidak tahu gaya manajemen atasan saya. Saya sudah beberapa kali melapor kepadanya, tetapi mereka sudah diberhentikan.
4. Dalam beberapa tahun pertama setelah lulus, ada beberapa hal yang tidak dilakukan dengan baik dan saya dikritik oleh atasan saya dari waktu ke waktu, yang membuat saya semakin waspada dan gugup, serta saya takut untuk berkomunikasi dan melapor kepada atasan saya.

Memang benar bahwa baik kita yang baru memasuki dunia kerja maupun profesional senior, salah satu tuntutan dasar kita adalah agar kerja keras kita dapat diakui dan ditegaskan oleh atasan kita.

Harvey McKay, pakar hubungan interpersonal, berkata: Melakukan pekerjaan Anda dengan baik adalah satu hal, tetapi pengakuan dari pemimpin Anda adalah hal lain.

Oleh karena itu, kita semua di tempat kerja tidak bisa mengabaikan pentingnya komunikasi dan pelaporan ke atas, apalagi menganggap bahwa pelaporan tidak diperlukan di tempat kerja. Kita perlu benar-benar menyadari bahwa pelaporan itu sendiri adalah pekerjaan, dan pelaporan adalah bagian yang sangat penting dalam pekerjaan.

Lalu bagaimana cara kita berkomunikasi dan melaporkan kepada atasan dengan lebih baik? 4 poin ini mungkin bisa membantu Anda:

1. Atasi hati batin Anda dan ambil langkah pertama menuju komunikasi ke atas

Pernahkah ada yang banyak memikirkannya pada malam sebelumnya karena harus berkomunikasi dan melapor kepada atasannya? Mereka akan melakukan berbagai pergulatan internal dan tertidur sambil memikirkannya. Kemudian keesokan harinya, mereka awalnya memutuskan untuk berkomunikasi dan melaporkan kepada atasan mereka. Pekerjaan tiba-tiba berakhir lagi. Dengan cara ini, ada keterikatan batin karena tidak mau melapor.

Faktanya, sering kali hal itu terjadi karena saya terlalu banyak berpikir dalam hati. Alasan kenapa saya terlalu banyak berpikir adalah karena saya khawatir laporannya tidak bagus, saya khawatir saya tidak tahu cara berkomunikasi dan melaporkan kepada atasan saya, saya khawatir saya akan dikritik oleh atasan saya, saya Saya khawatir saya tidak akan diakui oleh atasan saya karena tidak mempunyai hasil proyek dan prestasi kerja yang baik. Dan hal ini bermuara pada ketakutan batin terhadap atasan dan kurangnya rasa percaya diri mereka sendiri.

Namun nyatanya, “aktivitas batin yang rumit karena ingin berkomunikasi dan melapor kepada atasan” bukan hanya tidak ada artinya, tetapi akan memperparah rasa takut Anda terhadap atasan.

Oleh karena itu, jika Anda terlalu banyak berpikir, lebih baik memulai dengan mengatasi hati Anda sendiri dan benar-benar mengambil langkah pertama yang berani itu. Selama Anda mengambil langkah ini dengan berani, Anda akan menemukan dunia yang berbeda. Mungkin atasan Anda tidak seserius dan seseram yang Anda bayangkan, juga tidak segugup dan senyaman yang Anda bayangkan. Sebaliknya, saya menerima banyak saran dan pendapat lain yang tidak terpikirkan oleh saya.

Teman-teman yang masih kesulitan dan khawatir dalam berkomunikasi dan melaporkan ke tingkat yang lebih tinggi, mohon sedikit persiapan, atasi hati sendiri, dan ambil langkah ini dengan berani.

2. Kenali atasan Anda dan temukan metode komunikasi yang sesuai

Sambil mengatasi perasaan batin sendiri, kita juga bisa lebih tepat sasaran saat berkomunikasi dan melaporkan kepada atasan.

Atasan dipilih oleh organisasi dan juga manusia. Saya dapat memahami proposisi nilai, kekuatan pendorong, preferensi kerja dan preferensi bawahan serta gaya manajemennya melalui pekerjaan dan komunikasi sehari-hari.

Seperti kata pepatah: Hanya dengan mengenal diri sendiri dan musuh kita dapat meresepkan obat yang tepat, dan hanya dengan demikian kita dapat “memanfaatkan orang lain”. Hal ini akan memberikan Anda keberanian untuk berkomunikasi dan melaporkan kepada atasan dengan lebih baik serta menambah bobot.

Menurut DISC Personality Test, gaya atasan dapat dibedakan menjadi empat jenis seperti gambar di bawah ini:

1. D - Dominasi, ciri karakter tindakan yang kuat dan berorientasi pada hasil;

Atasan yang dominan adalah pemimpin alami, dan orientasi nilai mereka hanya berorientasi pada hasil.

Atasan yang dominan sering berkata: ‘Apa hasilnya?’ ‘Apa hasilnya?’ ‘Tindakan selanjutnya adalah…’ ‘Tujuan kita adalah…’ ‘Bagaimana kita harus melakukannya?’

Atasan yang dominan selalu mengejar hasil aktual, dan hanya hasil yang dapat memberinya motivasi dan kekuatan pendorong terbesar. Berkomunikasi dengan atasan dominan harus sederhana, langsung, dan menjawab semua pertanyaan.

Jika atasan Anda dominan maka yang perlu Anda lakukan adalah:

• 👉Saat menghadapi perbedaan pendapat, jangan membantah secara langsung, tetapi ungkapkan tuntutan Anda dengan bijaksana;
• 👉Saat berkomunikasi, kesimpulan harus diutamakan, lugas dan tidak bertele-tele;
• 👉Secara proaktif laporkan semuanya secara detail, sehingga dia dapat melacak situasi Anda kapan saja;
• 👉Berorientasi pada hasil. Kesimpulan antara juga merupakan hasil yang dipentaskan.

2. I—Pengaruh (tipe pengaruh/interaksi), kepribadian yang lembut, optimis, dan berorientasi pada orang;

Supervisor yang berpengaruh adalah orang yang ramah dan bersahabat, serta suka menciptakan suasana kerja yang santai dan berorientasi pada orang. Atasan seperti itu suka mempengaruhi orang lain daripada mengendalikan mereka. Dia menyukai komunikasi dan komunikasi, dan menekankan interaksi.

Saat menghadapi atasan yang berpengaruh, Anda harus memiliki sikap yang benar. Jangan pernah berpikir bahwa atasan seperti itu tidak mengerti apa-apa dan tidak berbuat apa-apa. Atasan tipe ini sering fokus pada keputusan besar dan menyerahkan pelaksanaan spesifik kepada bawahan. Jika Anda menjanjikan sesuatu, Anda harus menepatinya.

Jika atasan Anda adalah tipe orang yang berpengaruh, yang perlu Anda lakukan adalah:

• 👉Saat berkomunikasi, Anda harus menghormati dan mengenalinya sepenuhnya, dan Anda harus secara aktif menegaskan dan mengakui pendapat atasan Anda;
• 👉Saat berkomunikasi, fokuslah untuk menyoroti poin-poin penting dari konten dan buat logikanya jelas;
• 👉Anda tidak bisa bersantai-santai, Anda perlu memperhatikan dan menggunakan wewenang yang diberikan atasan Anda, dan melaksanakan segala sesuatu yang diberikan oleh atasan Anda.

3. S – Mantap (mantap/mendukung), ciri kepribadian yang menitikberatkan pada prosedur, teliti dan teliti dalam mengerjakan sesuatu;

Standar tinggi atasan yang stabil adalah seorang perfeksionis yang memperhatikan prosedur dan logika, pandai menganalisis dan berpikir, serta memperhatikan detail.

Atasan tetap sebagian besar diwakili oleh pemimpin teknis.

Jika atasan Anda adalah tipe stabil, yang perlu Anda lakukan adalah:

• 👉Memperkuat pembelajaran dan melatih kemampuan ekspresi diri, fokus pada ide-ide logis, dan menyajikan data paling baik menggunakan data dan fakta untuk berbicara;
• 👉Komunikasikan dan laporkan kemajuan pekerjaan lebih sering dalam bentuk apa pun, namun jangan menunggu hingga menit terakhir untuk melaporkan;
• 👉Berkomunikasi dan mencari pendapat atasan, dengarkan perkataannya, tanggapi pendapatnya, dan buat dia merasa dihargai.
• 👉Perkuat cadangan pengetahuan dan tingkat profesional Anda, karena Anda mungkin ditanyai kapan saja dan di mana saja saat berkomunikasi dan melaporkan.

4. C - Kepatuhan (hati-hati/korektif), sifat karakter yang terutama taat pada aturan dan mau mendukung orang lain.

Supervisor yang berhati-hati sangat menyukai peraturan dan prosedur, lebih memperhatikan detail, dan menjaga standar yang tinggi. Memperhatikan ketelitian dalam melakukan sesuatu dan memperhatikan proses; memiliki persyaratan kualitas yang sangat tinggi;

Jika atasan Anda berhati-hati, yang perlu Anda lakukan adalah:

• 👉Saat melaporkan, berterus teranglah, diskusikan hal-hal yang terjadi, bicarakan satu per satu, dan hindari bertele-tele;
• 👉Dalam pemberitaan, fakta dan data harus disajikan, dan fakta yang jelas serta data yang rinci harus diberikan;
• 👉Dalam pelaporan harus ada titik waktu yang jelas dan rencana yang jelas.

Teori DISC membagi perilaku emosional kita menjadi empat jenis, namun dalam pekerjaan dan kehidupan nyata, kita semua memiliki empat kepribadian ini, namun proporsi masing-masing kepribadian berbeda.

3. Kenali diri Anda dan tuntutan komunikasi ke atas Anda

Mengapa Anda perlu mengetahui kematangan kerja Anda sendiri? Hal ini dikarenakan masing-masing dari kita memiliki kebutuhan atau tuntutan yang berbeda-beda dalam bekerja. Bagi atasan, dia yang mengelola tim, bukan Anda sendiri, dan tidak mungkin dia punya cukup waktu dan tenaga untuk memperhatikan perkembangan detail semua orang. Saat ini, kita perlu berkomunikasi dan melaporkan secara tepat sasaran berdasarkan kebutuhan atau tuntutan kita sendiri dan dipadukan dengan kematangan kerja kita sendiri.

Apakah Anda seorang karyawan baru atau karyawan berpengalaman, Anda akan melalui empat tahap pekerjaan setiap kali Anda berpartisipasi dalam proyek baru, namun lama tinggal di setiap tahap akan berbeda. Sejalan dengan itu, seruan/kebutuhan terhadap atasan berbeda-beda.

Tahap 1: Antusiasme/Kepercayaan Diri Tinggi, Pemula Pengalaman Rendah

Ketika seorang karyawan pertama kali mulai bekerja, secara umum ia memiliki semangat kerja yang tinggi dan kepercayaan diri yang relatif tinggi, namun kurang pengalaman dan kemampuan kerja yang rendah, kita menyebutnya sebagai pemula yang “antusias”. Ide-ide komunikasi dengan atasan pada tahap ini adalah sebagai berikut:

Tahap 2: Antusiasme/kepercayaan diri sedang, kemampuan peserta didik sedang

Setelah seorang karyawan mulai bekerja, setelah jangka waktu tertentu, ia mulai memahami lingkungan, berangsur-angsur beradaptasi, dan kemampuan kerjanya juga meningkat. Namun, ’tiga api’ awal semangat kerja juga telah mereda. Ide-ide komunikasi dengan atasan pada tahap ini adalah sebagai berikut:

Tahap 3: Antusiasme/kepercayaan diri yang lebih tinggi, kinerja yang memiliki kemampuan lebih tinggi.

Ketika seorang karyawan terlibat dalam pekerjaan dan telah mengumpulkan banyak pengalaman, kemampuan kerjanya lebih tinggi dari rata-rata, namun ia terbiasa dengan lingkungan dan kemauannya untuk bekerja berfluktuasi. Ide-ide komunikasi dengan atasan pada tahap ini adalah sebagai berikut:

Tahap 4: Antusiasme/kepercayaan diri yang tinggi, kemampuan finisher yang tinggi.

Ketika seorang karyawan memasuki masa perkembangan yang stabil, ia menyadari nilai pekerjaan dan dirinya sendiri, memiliki sikap kerja yang positif dan antusias, kemampuan kerja yang meningkat, pengalaman yang kaya, dan mampu melakukan pekerjaan terbaiknya. Ide-ide komunikasi dengan atasan pada tahap ini adalah sebagai berikut:

4. Buatlah model komunikasi ke atas loop tertutup

Jadi ketika kita mulai mengambil tindakan dan mulai berkomunikasi dan melaporkan ke atas, frekuensi dan waktu apa yang paling tepat? Jika Anda lebih sering melapor, atasan Anda akan merasa bahwa Anda terus-menerus mengganggu pekerjaannya, jika Anda lebih jarang melapor, atasan Anda akan berinisiatif menanyakan kapan dia perlu mengetahui informasi yang relevan, dan Anda akan merasakan lebih banyak tekanan saat ini; .

Oleh karena itu, apakah kita mengatasi hati kita sendiri dan memulai untuk pertama kalinya, atau kita mengenal diri kita sendiri dan musuh kita, yang masih perlu kita perlakukan dengan hati-hati adalah: ringkasan ulasan berdasarkan setiap laporan komunikasi ke atas. Ringkasan ulasan ini didasarkan pada ulasan Poin-poin keuntungan dan perbaikan selama proses komunikasi dan pelaporan serta setelah laporan selesai.

Model komunikasi ke atas loop tertutup, silakan merujuk ke yang berikut:

1. Memperjelas tugas dan persyaratan

Artinya, ketika atasan kita memberitahukan sesuatu, ketika kita menerima suatu tugas, kita tidak langsung melaksanakannya dari awal, melainkan kita klarifikasi terlebih dahulu apa tugasnya, pahami latar belakangnya, harapan dan tujuan atasannya , dan memperjelas tugas dan tujuan yang kami pahami apakah yang dikomunikasikan atasan konsisten.

2. Kembangkan rencana dan komunikasikan kesulitan Anda dengan benar

Setelah mengonfirmasi tugas, merumuskan rencana, mengevaluasi waktu yang mungkin, memprediksi risiko yang mungkin terjadi, dan mencadangkan waktu buff.

Ketika suatu tugas menantang atau tidak mudah untuk dilakukan, alih-alih terus-menerus menekankan bahwa tugas tersebut ‘sulit untuk dilakukan’, Anda sebaiknya mengubah perspektif Anda dan menggunakan pendekatan ‘meminta bantuan’ untuk meminta dukungan dan sumber daya yang Anda butuhkan dari atasan Anda. .

Misalnya, atasan Anda meminta Anda mencapai kinerja 2 juta yuan pada kuartal ini, tetapi kinerja terbaik seluruh tim pada kuartal terakhir hanya 1,5 juta yuan.

Jika Anda memberi tahu atasan Anda secara langsung: Saya tidak memiliki banyak pelanggan dan saluran sumber pelanggan saya juga sangat terbatas. Selain itu, keterampilan penjualan tim secara keseluruhan jauh di belakang rekan-rekan saya dengan kinerja tertinggi akan sangat sulit untuk mencapai tujuan ini… dll.

Meskipun ini adalah fakta, sulit untuk menghindari perasaan bahwa itu hanyalah sebuah alasan.

Kalau bisa diutarakan ulang, misalnya:

Unggul, mengenai cara mencapai tujuan tersebut, saya berencana memulai dari dua aspek berikut ini.

Di satu sisi, saya berencana memperluas beberapa saluran lagi untuk meningkatkan calon pelanggan dan meningkatkan basis pelanggan saya. Saya ingin mendiskusikan saluran yang relevan dengan Anda…;

Di sisi lain, saya berencana untuk meningkatkan tingkat konversi saya dengan meningkatkan keterampilan penjualan saya. Saya mendengar jika juara penjualan tahun lalu dapat berbagi dengan kami….

Kedua pernyataan tersebut sebenarnya serupa pada intinya, hanya saja mengubah cara pandangnya dari yang semula negatif dan pesimistis menjadi positif dan bergerak menuju tujuan.

3. Melaksanakan rencana komunikasi dan pelaporan

Komunikasikan dan laporkan rencana implementasi dengan atasan Anda. Anda dapat merumuskan rencana AB berdasarkan kompleksitas tugas atau masalah, dan membiarkan atasan Anda membuat pertanyaan pilihan ganda. Baru setelah mencapai konsensus dengan atasan Anda, Anda dapat memulai implementasi.

Contoh: Mengenai rencana XX, sekarang saya punya tiga ide. Situasi solusi (yang pertama adalah…; yang kedua adalah…; yang ketiga adalah…, kelebihan dan kekurangannya adalah…) + analisis pribadi (sebagai perbandingan, saya pribadi merekomendasikan, Anda dapat mengadopsi pilihan pertama karena…) + Konfirmasikan rencana tersebut kepada atasan anda (bagaimana pendapat anda atasan?)

Ini mencakup berbagai saran dan analisis spesifik, yang tidak hanya sangat mengurangi beban pengambilan keputusan atasan Anda, namun juga mencerminkan nilai pekerjaan Anda.

4. Umpan balik bertahap yang tepat waktu dan proaktif

Apabila tugas dengan rentang waktu yang relatif lama, maka harus berinisiatif untuk memberikan feedback secara berkala dari waktu ke waktu, karena hasil berkala juga merupakan laporan hasil, sehingga memudahkan atasan untuk menangkap informasi langsung di dalamnya. secara tepat waktu.

Umpan balik yang baik terdiri dari empat bagian: fakta (yaitu, masalah apa yang Anda temui/kemajuan proyek) + opini (pendapat Anda sendiri) + rencana tindakan tindak lanjut (solusi yang Anda pikirkan harus jelas dan spesifik, sebaiknya dua atau lebih) + prediksi (jika saran anda diikuti, apa akibat dan dampak yang mungkin terjadi, harus disebutkan baik prediksi positif maupun prediksi negatif)

5. Umpan balik hasil dan konfirmasi pendapat

Ketika tugas akhirnya selesai, laporkan kepada pemimpin tepat waktu dan dapatkan pendapat pemimpin.

Ilmuwan manajemen Amerika Sean Bell mengusulkan bahwa harapan inti atasan terhadap bawahan adalah: komunikasi (aktif dan harmonis), kepatuhan (tanpa syarat), dukungan (komprehensif), usaha (lengkap), sikap (benar) dan hasil. Ketika Anda dapat memenuhi semua faktor di atas, atasan ada dalam genggaman Anda.

Terakhir, sebagai tempat kerja, tujuan paling mendasar dari kita berkomunikasi dan melaporkan ke atas dan mengelola ke atas adalah untuk melakukan pekerjaan kita dengan baik, mencapai kesuksesan bersama dengan atasan kita, dan mencapai situasi yang saling menguntungkan.

» Tes Online Gratis Kepribadian DISC

Tautan ke artikel ini: https://psyctest.cn/article/01d8XdRA/

Jika artikel asli dicetak ulang, harap sebutkan penulis dan sumbernya dalam bentuk tautan ini.