Bạn đã bao giờ gặp phải trường hợp hay nhầm lẫn như vậy chưa:
- Mặc dù bạn đã làm việc rất chăm chỉ và đảm nhận nhiều nhiệm vụ, dự án quan trọng nhưng bạn vẫn chưa nhận được những lợi ích xứng đáng?
- Trong dự án mà bạn và Xiao Ming cùng thực hiện, cả hai bạn đều thể hiện rất tốt, nhưng cấp trên của bạn có vẻ ưu ái Xiao Ming?
- Bạn rất nghiêm túc và chu đáo trong mọi việc được cấp trên giao, nhưng cấp trên lại tỏ ra nóng lạnh với bạn, không có đột phá mới về sự tin tưởng và ghi nhận?
Ngoài những tình huống trên, bạn đã bao giờ trải qua trạng thái tinh thần như vậy chưa:
- Tôi không thể cứ cố gắng làm tốt những việc cấp trên giao và làm tốt sao? Tại sao cứ phải báo cáo hoài? Tôi có thể làm được nhiều việc hơn khi có thời gian báo cáo.
- Tôi thực sự không muốn báo cáo với cấp trên. Mỗi lần muốn báo cáo, tôi lại thấy vướng víu trong lòng.
- Không hiểu nổi cách quản lý của cấp trên, tôi đã báo cáo mấy lần nhưng đều bị bác bỏ. Bây giờ tôi có bóng tối tâm lý khi nghĩ đến việc báo cáo.
- Những năm đầu sau khi ra trường, có một số việc làm chưa tốt và thỉnh thoảng tôi bị cấp trên chỉ trích khiến tôi càng cảnh giác, lo lắng và ngại giao tiếp, báo cáo cấp trên.
Đúng là dù chúng ta là người mới đến nơi làm việc hay là những chuyên gia cấp cao thì một trong những yêu cầu cơ bản của chúng ta là sự chăm chỉ của mình phải được cấp trên ghi nhận và khẳng định.
Harvey McKay, bậc thầy về quan hệ giữa các cá nhân, đã nói: Làm tốt công việc của mình là một chuyện nhưng được lãnh đạo của bạn công nhận lại là một chuyện khác.
Vì vậy, mỗi người trong chúng ta tại nơi làm việc không thể bỏ qua tầm quan trọng của việc giao tiếp và báo cáo cấp trên chứ đừng nói đến việc nghĩ rằng việc báo cáo là không cần thiết trong công việc. Chúng ta cần thực sự nhận ra rằng bản thân việc báo cáo đã là công việc và việc báo cáo là một phần rất quan trọng của công việc.
Vậy làm thế nào để chúng ta có thể giao tiếp và báo cáo cấp trên tốt hơn? 4 điểm này có thể giúp bạn:
1. Vượt qua trái tim bên trong của bạn và thực hiện bước đầu tiên hướng tới sự giao tiếp thăng tiến
Có ai đã từng suy nghĩ rất nhiều về điều đó vào đêm hôm trước vì phải giao tiếp và báo cáo với cấp trên không? Họ sẽ đấu tranh nội tâm và ngủ quên khi nghĩ về nó. báo cáo với cấp trên của họ. Công việc lại kết thúc đột ngột. Bằng cách này, đã có sự vướng mắc bên trong là không muốn khai báo.
Thực ra phần lớn là do trong lòng tôi suy nghĩ quá nhiều. Sở dĩ tôi suy nghĩ nhiều là vì tôi lo báo cáo sẽ không tốt, tôi lo mình không biết cách truyền đạt và báo cáo với cấp trên, tôi lo mình sẽ bị cấp trên chỉ trích, tôi tôi lo lắng rằng tôi sẽ không được cấp trên công nhận vì không có kết quả dự án và hiệu suất công việc tốt. Và những điều này bắt nguồn từ nỗi sợ hãi bên trong của cấp trên và sự thiếu tự tin của chính họ.
Nhưng thực tế, “nội tâm phức tạp vì muốn giao tiếp, báo cáo cấp trên” không những vô nghĩa mà còn làm tăng thêm nỗi sợ hãi của bạn đối với cấp trên.
Vì vậy, nếu bạn suy nghĩ quá nhiều, tốt hơn hết bạn nên bắt đầu bằng việc vượt qua trái tim của chính mình và thực sự bước đi bước đầu tiên dũng cảm đó, chỉ cần bạn dũng cảm thực hiện bước này, bạn sẽ tìm thấy một thế giới khác. Có thể cấp trên của bạn không nghiêm túc và đáng sợ như bạn nghĩ, cũng không lo lắng và khó chịu như bạn tưởng tượng. Thay vào đó tôi lại nhận được rất nhiều góp ý, ý kiến khác mà tôi chưa nghĩ tới.
Những người bạn còn đang gặp khó khăn, lo lắng trong việc giao tiếp, báo cáo lên cấp trên, hãy chuẩn bị một chút, vượt qua trái tim của chính mình và dũng cảm thực hiện bước này.
2. Làm quen với cấp trên và tìm cách giao tiếp phù hợp
Trong khi vượt qua cảm xúc bên trong của chính mình, chúng ta cũng có thể có mục tiêu hơn khi giao tiếp và báo cáo với cấp trên.
Cấp trên được tổ chức lựa chọn và cũng là một con người, tôi có thể hiểu được đề xuất giá trị, động lực, sở thích và sở thích làm việc của cấp dưới cũng như phong cách quản lý của cấp trên thông qua công việc và giao tiếp hàng ngày.
Tục ngữ có câu: Chỉ có biết mình biết địch, mới có thể kê đúng thuốc, mới có thể “lợi dụng người khác”. Điều này sẽ giúp bạn có can đảm để giao tiếp và báo cáo tốt hơn với cấp trên và tăng thêm sức nặng.
Theo DISC Personal Test, phong cách của cấp trên có thể được chia thành 4 loại như sau:
- D – Thống trị, tính cách mạnh mẽ, hướng tới kết quả;
Cấp trên thống trị là những nhà lãnh đạo bẩm sinh và định hướng giá trị của họ chỉ hướng đến kết quả.
Cấp trên thống trị thường nói: “Kết quả là gì?” “Hành động tiếp theo là…” “Mục tiêu của chúng ta là…” “Chúng ta nên làm như thế nào?”
Cấp trên thống trị luôn theo đuổi kết quả thực tế và chỉ có kết quả mới mang lại cho anh ta động lực và động lực lớn nhất. Giao tiếp với cấp trên thống trị phải đơn giản, trực tiếp và trả lời mọi câu hỏi.
Nếu cấp trên của bạn là người chiếm ưu thế, điều bạn cần làm là:
- 👉Khi gặp ý kiến khác nhau, đừng bác bỏ trực tiếp mà hãy khéo léo bày tỏ yêu cầu của mình;
- 👉Khi giao tiếp, hãy đưa ra kết luận trước, thẳng thắn và không vòng vo;
- 👉Chủ động báo cáo mọi việc thật chi tiết, để anh ấy có thể theo dõi tình hình của bạn bất cứ lúc nào;
- 👉Định hướng theo kết quả. Kết luận trung gian cũng là kết quả được dàn dựng. Báo cáo nên tập trung vào kết quả chứ không phải vấn đề.
- Tôi——Ảnh hưởng (loại ảnh hưởng/tương tác), tính cách nhẹ nhàng, lạc quan và hướng tới con người;
Những người giám sát có ảnh hưởng là những người hướng ngoại và thân thiện, đồng thời họ thích tạo ra một bầu không khí làm việc thoải mái, hướng tới con người. Cấp trên như vậy thích gây ảnh hưởng đến người khác hơn là kiểm soát họ. Anh ấy thích giao tiếp và giao tiếp, đồng thời nhấn mạnh vào sự tương tác.
Khi đối mặt với cấp trên có ảnh hưởng, bạn phải có thái độ đúng đắn. Đừng bao giờ nghĩ rằng cấp trên như vậy không hiểu gì và không làm gì cả. Loại cấp trên này thường tập trung vào những quyết định lớn và giao việc thực hiện cụ thể cho cấp dưới. Đã hứa điều gì thì phải giữ lời.
Nếu cấp trên của bạn là người có ảnh hưởng, điều bạn cần làm là:
- 👉Khi giao tiếp, bạn phải hoàn toàn tôn trọng và ghi nhận cấp trên, đồng thời phải tích cực khẳng định và ghi nhận ý kiến của cấp trên;
- 👉Khi giao tiếp, hãy tập trung nêu bật những điểm mấu chốt của nội dung và logic rõ ràng;
- 👉Bạn không thể thư giãn, bạn cần chú ý và phát huy quyền lực cấp trên giao phó, thực hiện mọi việc cấp trên giao phó.
- S - Steadiness (ổn định/hỗ trợ), đặc điểm tính cách chú trọng đến thủ tục, nghiêm khắc và tỉ mỉ trong công việc;
Tiêu chuẩn cao của cấp trên ổn định là người cầu toàn, chú ý đến các thủ tục và logic, giỏi phân tích và tư duy, đồng thời chú ý đến chi tiết.
Cấp trên ổn định hầu hết được đại diện bởi các nhà lãnh đạo kỹ thuật.
Nếu cấp trên của bạn thuộc tuýp người ổn định thì việc bạn cần làm là:
- 👉Tăng cường học tập và rèn luyện khả năng thể hiện bản thân, tập trung vào các ý tưởng logic, trình bày dữ liệu Tốt nhất nên sử dụng dữ liệu, sự kiện để nói;
- 👉Truyền đạt và báo cáo tiến độ công việc thường xuyên hơn dưới mọi hình thức, nhưng đừng đợi đến phút cuối mới báo cáo;
- 👉Trao đổi và hỏi ý kiến cấp trên, lắng nghe lời nói của cấp trên, phản hồi lại ý kiến của cấp trên và khiến cấp trên cảm thấy mình được coi trọng.
- 👉Tăng cường dự trữ kiến thức và trình độ chuyên môn của bạn, vì bạn có thể bị hỏi mọi lúc mọi nơi khi giao tiếp và báo cáo.
- C - Tuân thủ (thận trọng/khắc phục), một đặc điểm tính cách chủ yếu tuân theo các quy tắc và sẵn sàng hỗ trợ người khác.
Những người giám sát thận trọng rất thích các quy tắc và thủ tục, chú ý hơn đến chi tiết và duy trì các tiêu chuẩn cao. Chú ý đến độ chính xác trong công việc và chú ý đến quy trình; có yêu cầu chất lượng rất cao; có thể thảo luận thực sự các vấn đề khi chúng phát sinh;
Nếu cấp trên của bạn thận trọng, điều bạn cần làm là:
- 👉Khi báo cáo, hãy thẳng thắn, thảo luận sự việc khi xảy ra, nói từng vấn đề một, tránh lan man;
- 👉Khi báo cáo phải trình bày các sự kiện, số liệu rõ ràng, chi tiết;
- 👉Khi báo cáo phải có mốc thời gian và kế hoạch rõ ràng.
Lý thuyết DISC chia hành vi cảm xúc của chúng ta thành 4 loại, nhưng trong công việc và cuộc sống thực tế, chúng ta đều có 4 tính cách này nhưng tỉ lệ của mỗi tính cách là khác nhau.
3. Biết bản thân và nhu cầu giao tiếp ngày càng cao của bạn
Tại sao bạn cần biết sự trưởng thành trong công việc của mình? Đó là vì mỗi chúng ta đều có những nhu cầu hoặc yêu cầu khác nhau trong công việc. Đối với cấp trên, anh ấy đang quản lý cả nhóm chứ không phải một mình bạn, và anh ấy không thể có đủ thời gian và sức lực để chú ý đến sự phát triển chi tiết của mọi người. Tại thời điểm này, chúng ta cần liên lạc và báo cáo một cách có mục tiêu dựa trên nhu cầu hoặc yêu cầu của bản thân và kết hợp với sự trưởng thành trong công việc của chính chúng ta.
Dù bạn là nhân viên mới hay nhân viên đã có kinh nghiệm, bạn sẽ trải qua bốn giai đoạn làm việc mỗi khi tham gia vào một dự án mới, tuy nhiên thời gian lưu trú ở mỗi giai đoạn sẽ khác nhau. Tương ứng, những lời kêu gọi/nhu cầu lên cấp trên cũng khác nhau.
Giai đoạn 1: Nhiệt tình/Tự tin cao, Người mới bắt đầu có ít kinh nghiệm
Nói chung, khi một nhân viên mới bắt đầu làm việc, anh ta có lòng nhiệt huyết cao với công việc và sự tự tin tương đối cao, nhưng lại thiếu kinh nghiệm và khả năng làm việc thấp, chúng ta gọi họ là những người mới bắt đầu “nhiệt tình”. Ý tưởng giao tiếp với cấp trên ở giai đoạn này như sau:
Giai đoạn 2: Nhiệt tình/tự tin trung bình, người học có khả năng trung bình
Sau khi một nhân viên đi làm, sau một thời gian, anh ta bắt đầu hiểu môi trường, dần dần thích nghi và khả năng làm việc cũng được cải thiện. Tuy nhiên, “ba ngọn lửa” nhiệt tình làm việc ban đầu cũng đã nguội dần. Ý tưởng giao tiếp với cấp trên ở giai đoạn này như sau:
Giai đoạn 3: Nhiệt tình/tự tin cao hơn, năng lực thực hiện cao hơn.
Khi một nhân viên tham gia công việc và tích lũy được nhiều kinh nghiệm, khả năng làm việc của anh ta cao hơn mức trung bình, nhưng anh ta đã quen với môi trường và ý chí làm việc của anh ta có nhiều dao động. Ý tưởng giao tiếp với cấp trên ở giai đoạn này như sau:
Giai đoạn 4: Nhiệt tình/tự tin cao, khả năng dứt điểm cao.
Khi nhân viên bước vào thời kỳ phát triển ổn định, nhân viên nhận ra giá trị của công việc và bản thân, có thái độ làm việc tích cực, nhiệt tình, năng lực làm việc được nâng cao, kinh nghiệm phong phú và có thể hoàn thành tốt nhất công việc của mình. Ý tưởng giao tiếp với cấp trên ở giai đoạn này như sau:
4. Xây dựng mô hình truyền thông khép kín
Vậy khi chúng ta bắt đầu hành động và bắt đầu liên lạc, báo cáo cấp trên, tần suất và thời gian nào là phù hợp nhất? Nếu bạn báo cáo thường xuyên hơn, cấp trên sẽ cảm thấy bạn thường xuyên làm phiền công việc của họ; nếu bạn báo cáo ít thường xuyên hơn, cấp trên sẽ chủ động hỏi bạn khi ông ấy cần biết những thông tin liên quan, và lúc này bạn sẽ cảm thấy áp lực hơn. .
Vì vậy, dù chúng ta có vượt qua được trái tim mình và bắt đầu lần đầu tiên, hay biết mình và biết kẻ thù, điều chúng ta vẫn cần phải xử lý cẩn thận là: bản tóm tắt đánh giá dựa trên từng báo cáo truyền thông đi lên. Bản tóm tắt đánh giá này dựa trên bản đánh giá. Đạt được và cải thiện điểm trong quá trình liên lạc và báo cáo và sau khi báo cáo được hoàn thành.
Mô hình truyền thông khép kín hướng lên trên, vui lòng tham khảo sau:
- Làm rõ nhiệm vụ, yêu cầu
Tức là khi cấp trên dặn dò điều gì đó, khi nhận nhiệm vụ, chúng ta không thực hiện ngay từ đầu mà trước tiên chúng ta làm rõ nhiệm vụ đó là gì, hiểu rõ thực chất sự việc, mong muốn và mục tiêu của cấp trên. , và làm rõ các nhiệm vụ, mục tiêu mà chúng ta hiểu được liệu những gì cấp trên truyền đạt có nhất quán hay không.
- Xây dựng kế hoạch và truyền đạt những khó khăn của bạn một cách chính xác
Sau khi xác nhận nhiệm vụ, lập kế hoạch, đánh giá thời gian có thể, dự đoán những rủi ro có thể xảy ra và dự trữ thời gian buff.
Khi một nhiệm vụ mang tính thách thức hoặc khó thực hiện, thay vì liên tục nhấn mạnh rằng đó là ‘khó thực hiện’, bạn cũng có thể thay đổi quan điểm của mình và sử dụng phương pháp ‘yêu cầu giúp đỡ’ để yêu cầu cấp trên hỗ trợ và cung cấp nguồn lực mà bạn cần. .
Ví dụ, cấp trên yêu cầu bạn đạt thành tích 2 triệu nhân dân tệ trong quý này, nhưng thành tích tốt nhất của toàn đội trong quý trước chỉ là 1,5 triệu nhân dân tệ.
Nếu bạn trực tiếp nói với cấp trên: Tôi không có nhiều khách hàng và kênh nguồn khách hàng của tôi cũng rất hạn chế. Ngoài ra, kỹ năng bán hàng của cả nhóm kém xa những đồng nghiệp có hiệu suất cao nhất của tôi. thực sự khó khăn để đạt được mục tiêu này… vv.
Mặc dù đây là sự thật nhưng thật khó để tránh cảm giác như chúng chỉ là lời bào chữa.
Nếu bạn có thể diễn đạt lại nó, ví dụ:
Cấp trên, về cách đạt được mục tiêu này, tôi dự định bắt đầu từ hai khía cạnh sau, tôi hy vọng bạn có thể đưa ra một số hướng dẫn:
Một mặt, tôi dự định mở rộng thêm một số kênh để tăng lượng khách hàng tiềm năng và cải thiện cơ sở khách hàng của mình. Tôi muốn thảo luận với bạn về các kênh liên quan…;
Mặt khác, tôi dự định cải thiện tỷ lệ chuyển đổi bằng cách cải thiện kỹ năng bán hàng của mình. Tôi nghe nói rằng nếu nhà vô địch bán hàng năm ngoái có thể chia sẻ với chúng tôi….
Hai câu nói này thực chất giống nhau về bản chất. Chúng chỉ thay đổi quan điểm từ tiêu cực, bi quan ban đầu sang tích cực và hướng tới mục tiêu?
- Thực hiện kế hoạch truyền thông và báo cáo
Trao đổi và báo cáo kế hoạch thực hiện với cấp trên. Bạn có thể xây dựng kế hoạch AB dựa trên mức độ phức tạp của nhiệm vụ hoặc vấn đề và để cấp trên đưa ra các câu hỏi trắc nghiệm. Chỉ sau khi đạt được sự đồng thuận với cấp trên, bạn mới có thể bắt đầu thực hiện.
Ví dụ: Về kế hoạch XX, bây giờ tôi có ba ý tưởng. Tình huống giải pháp (cách thứ nhất là…; cách thứ hai là…; cách thứ ba là…, ưu nhược điểm của chúng là…) + phân tích cá nhân (để so sánh, cá nhân tôi khuyên bạn nên áp dụng phương án thứ nhất vì…) + Xác nhận kế hoạch với cấp trên (ý kiến cấp trên thế nào?)
Điều này bao gồm các đề xuất khác nhau và phân tích cụ thể, điều này không chỉ làm giảm đáng kể gánh nặng ra quyết định của cấp trên mà còn phản ánh giá trị công việc của bạn.
- Phản hồi kịp thời và chủ động
Nếu là công việc có thời gian tương đối dài thì bạn phải chủ động đưa ra phản hồi định kỳ theo từng thời điểm, vì kết quả định kỳ cũng là báo cáo kết quả, giúp cấp trên dễ dàng nắm bắt thông tin trực tiếp hơn trong công việc. một cách kịp thời.
Phản hồi tốt bao gồm 4 phần: sự thật (tức là bạn gặp phải vấn đề gì/tiến triển của dự án) + ý kiến (ý kiến của chính bạn) + kế hoạch hành động tiếp theo (các giải pháp bạn nghĩ ra phải rõ ràng và cụ thể, tốt nhất là hai hoặc nhiều hơn) + dự đoán (nếu làm theo đề xuất của bạn thì hậu quả, tác động có thể xảy ra như thế nào, phải nêu cả dự đoán tích cực và dự đoán tiêu cực)
- Kết quả phản hồi và xác nhận ý kiến
Khi nhiệm vụ cuối cùng đã hoàn thành, hãy báo cáo kịp thời với lãnh đạo và lấy ý kiến của lãnh đạo.
Nhà khoa học quản lý người Mỹ Sean Bell đề xuất rằng những kỳ vọng cốt lõi của cấp trên đối với cấp dưới là: giao tiếp (chủ động và hài hòa), vâng lời (vô điều kiện), hỗ trợ (toàn diện), nỗ lực (hoàn thành), thái độ (đúng đắn) và kết quả. Khi bạn có thể đáp ứng được tất cả các yếu tố trên thì cấp trên nằm trong tầm tay của bạn.
Cuối cùng, với tư cách là nơi làm việc, mục đích cơ bản nhất của chúng ta khi giao tiếp và báo cáo cấp trên và quản lý cấp trên là thực hiện tốt công việc của mình, đạt được thành công chung với cấp trên và đạt được tình hình đôi bên cùng có lợi.
» Kiểm tra trực tuyến miễn phí về tính cách DISC
Liên kết đến bài viết này: https://psyctest.cn/article/01d8XdRA/
Nếu bài viết gốc được in lại, vui lòng ghi rõ tác giả và nguồn ở dạng link này.
